Obecna sytuacja w urzędach może nie zadowalać, jednak, co by było, gdybyśmy mogli znaleźć sposób komunikacji z urzędami, które pozwolą ominąć kolejki i biurokrację? 87% badanych deklaruje, że gdyby otrzymali możliwość subskrypcji powiadomień SMS od urzędu, to zrobiliby to. Problemem bywa niedostępność usług w niektórych miejscowościach.
Jakie wiadomości chcielibyśmy dostawać? Przede wszystkim wszelkie ostrzeżenia przed burzami, upałami czy powodziami – wskazało 81% osób uczestniczących w badaniu
zrealizowanego na rzecz SMSAPI. Wydaje się to być najważniejszym rodzajem wiadomości w komunikacji samorząd – obywatele. Tym zadaniem ostatnimi czasy częściowo zaczęło zajmować się Rządowe Centrum Bezpieczeństwa i większość z nas otrzymuje od dawna SMS-y z informacjami o potencjalnych niebezpieczeństwach.
Na zdjęciu obok widzimy SMS-y otrzymane od Rządowego Centrum Bezpieczeństwa; Źródło: SMSAPI
Wielu z respondentów byłoby również zainteresowanych otrzymywaniem informacji dotyczących prognozy pogody (59%), alertów dotyczących smogu (57%), zapowiedzi wydarzeń w danym mieście (55%) i informacji o utrudnieniach i korkach w komunikacji (46%). Co więcej, co trzeci badany chciałby, aby była możliwość wspomożenia się SMS-ami przy załatwianiu spraw urzędowych, na przykład otrzymywanie informacji o nieuregulowanych podatkach, czy oczekujących na odbiór dokumentów.
Źródło: SMSAPI
Z racji na fakt, że SMS-y pozwalają na szybkie dotarcie z przekazem – ostrzeżenia przed zagrożeniami otwierają zestawienie, ponieważ najczęściej dotyczą sytuacji nagłych. Według danych danych SMSAPI możemy wywnioskować, że aż 69% osób odczytuje SMS-y w ciągu 5 minut od otrzymania, a 91% w ciągu godziny. Możemy więc szybko zareagować na otrzymaną informację będąc na przykład w komunikacji miejskiej, w drodze do pracy, na uczelnię, czy do sklepu.
Jednak, warto mieć na uwadze, że SMS-y nie służą jedynie informowaniu mieszkańców, ale także mogą pomóc w prowadzeniu sond opinii publicznej, czy na przykład głosowań. Użytkownik może odpowiedzieć na otrzymaną wiadomość w ten sposób dzieląc się swoimi informacjami. Treść przekazywanych SMS-ów od urzędników można również urozmaicić dodając link prowadzący do bardziej szczegółowych informacji, na przykład strona internetowa, pliki czy dokumenty do pobrania, grafiki, filmy, mapy, gry i wiele innych.
SMS-y potrafią wpływać na tworzenie relacji
Nasze zainteresowanie wzbudziła również częstotliwość wiadomości, jaką preferują osoby przebadane w badaniu. Blisko 20% chciałoby otrzymywać wiadomości codziennie, 40% osób kilka razy w tygodniu, a dokładnie co trzecia osoba kilka razy w miesiącu. Oznaczać to może, że jesteśmy coraz bardziej zaangażowani w tematy dotyczące spraw regionalnych i oczekujemy, aby urzędy pomagały nam być z nimi na bieżąco.
Źródło: SMSAPI
„Do niedawna lokalna gazeta była podstawowym źródłem nowin z naszej gminy czy dzielnicy. Powoli tę rolę przejmują subskrypcje wiadomości z ratusza. Dla urzędników to ogromna szansa. Wielu z nas wciąż ma stereotypowo negatywne skojarzenia z urzędami: biurokracyjny chaos, kolejki, mało przyjazna obsługa. Kontakty z nimi ograniczamy do ważnych i niekoniecznie miłych spraw. Przekazując mieszkańcom regularnie informacje o istotnych wydarzeniach, albo np. przypominając o nawadnianiu podczas upałów urzędnicy mogą pokazać, że zajmują się naszymi codziennymi problemami, co pomaga w budowaniu dobrych relacji.” – powiedział Jonasz Malec z SMSAPI.
Jak wiele urzędów używa bezpośredniej komunikacji?
SMS od Urzędu Miasta Katowice; Źródło SMSAPI
„Przeciętnie mieszkańcy otrzymują od jednej do sześciu wiadomości miesięcznie, chociaż zdarzają się wyjątki, jak niedawno podczas podtopień, gdzie komunikacja jest zwiększona, aby informować na bieżąco o sytuacji. Warto pamiętać, że w odróżnieniu od alertów RCB, które docierają do wszystkich posiadaczy telefonów, SMS-y wysyłane za naszym pośrednictwem, dostają tylko ci, którzy się na nie zapisali. W dużych miastach subskrybuje je kilka procent mieszkańców, ale w niektórych miejscowościach, zwłaszcza dotkniętych w przeszłości kataklizmami pogodowymi, z takiej formy komunikacji korzysta nawet 40% mieszkańców.” – wyjaśnia nam Jonasz Malec.
Źródło: SMSAPI
„System SMS-owego powiadamiania wprowadziliśmy w Markach w 2016. Stosujemy go do zapowiadania imprez kulturalnych, rekreacyjnych lub sportowych, dlatego najwięcej wiadomości wysyłamy latem. Przekazujemy też informacje praktyczne np. o dopłatach do wymiany pieców czy zbiórce odpadów wielkogabarytowych. Z systemu korzysta już ponad 4 tys. osób, ta liczba rośnie z miesiąca na miesiąc. Na stronie internetowej urzędu miasta znajduje się zakładka, która prowadzi przyszłego abonenta krok po kroku do subskrybcji. O możliwości korzystania z powiadomień informowani są też mieszkańcy, którzy wnioskują o uzyskanie Mareckiej Karty Mieszkańca. System komunikacji SMS jest skoordynowany z komunikacją w mediach społecznościowych i tradycyjnych. Mieszkańcy są coraz lepiej informowani, a my cieszymy się, że tak licznie biorą udział w życiu miasta.” – opowiadał Tadeusz Markiewicz z Urzędu Miasta Marki.
