Biznesowe telefonowanie w chmurze

Wraz z rozwojem firmy konieczny jest rozwój infrastruktury teleinformatycznej, w tym najważniejszego elementu biznesu, czyli komunikacji telefonicznej wewnątrz firmy oraz na zewnątrz. Czy telefonia chmurowa dla biznesu Cloudya od firmy NFON to dobre rozwiązanie?

Od początku…

A no właśnie! Wiecie kiedy powstał pierwszy telefon? W 1877 roku jako pierwszy w świecie wynalezienie telefonu opatentował Aleksander Bell i zrobił to podobno na kilka godzin przed innym wynalazcą – Włochem Antonio Meucci. Do poprawy jakości wynalazku przyłożył się Thomas Edison, który wynalazł mikrofon węglowy do telefonu, a przełom w rozwoju telefonii nastąpił w 1889 roku, kiedy to Amerykanin Almon Brown Strowger pochwalił się wynalezieniem automatycznej centrali telefonicznej. W roku 1896 Bell udoskonalił swój wynalazek – pojawiły się pierwsze telefony z okrągłą tarczą do wybierania numeru. Zmiana systemu wybierania numeru z tarczy na klawiaturę nastąpiła w roku 1963.

Nowoczesne centrum zarządzania komunikacją telefoniczną

Jak to mawiają nasi dziadkowie i rodzice – czasy się zmieniają … I to jak, również w biznesie, a co ważne: w infrastrukturze teleinformatycznej. Nim pojawiły się cyfrowe połączenia i cyfrowe zarządzanie komunikacją telefoniczną, biznes pracował na abonenckich centralach analogowych PBX. Centrale w firmach odpowiadają za zarządzanie ruchem telefonicznym zarówno wewnątrz firmy, jak i na zewnątrz, zarządzanie wieloma połączeniami telefonicznymi jednocześnie przychodzącymi z zewnątrz jak i wychodzącymi.

PBX (ang. private branch exchange) to centrala abonencka, czyli centrala telefoniczna będąca własnością i zarządzana przez użytkownika, zwykle przedsiębiorstwa lub instytucji, tworząca wewnętrzną sieć telefoniczną przedsiębiorstwa i połączona najczęściej kilkoma liniami z centralą operatora telekomunikacyjnego. Centrala PBX umożliwia zatrzymanie w sieci telefonicznej przedsiębiorstwa wewnętrznych rozmów pracowników , a jednocześnie obsługę normalnego ruchu telefonicznego, to znaczy rozmów przychodzących z zewnątrz przedsiębiorstwa i rozmów wychodzących na zewnątrz.

Od jakiegoś czasu PBX są zastępowane przez centrale IP. Nie wymagają one linii telefonicznych, lecz szerokopasmowych łączy internetowych, a rozmowy wychodzące są prowadzone poprzez VoIP. Nowoczesne centrale abonenckie pozwalają na integrację różnego rodzaju sieci telefonicznych: począwszy od analogowej sieci publicznej, poprzez cyfrową aż po rozwiązania VoIP czy GSM. Posiadają wiele funkcji, które pozwalają na zaawansowaną kontrolę kosztów połączeń telefonicznych, w tym automatyczne trasowanie połączeń, restrykcje dla poszczególnych użytkowników lub grup użytkowników. Nowoczesne centrale telefoniczne VoIP zgodnie z nowym trendem technologicznym działają w oparciu o rozwiązania tzw. cloud computing, czyli najprościej mówiąc działają w chmurze. Z pewnością mieliście już nie raz styczność z taką technologią, bo przecież wiele firm oferuje usługi związane z utrzymaniem danych właśnie na takich wirtualnych serwerach. Tak właśnie działa centrala NFON Cloudya.

Proste, łatwe i przyjemne

Zaczynamy od instalacji, a to banalnie proste, bo w zasadzie każdy może ją przeprowadzić. Administrator otrzymuje dostęp do centrali poprzez stronę internetową i sam może w bardzo prosty sposób skonfigurować centralkę, lub konfigurację może wykonać serwisant. W naszym przypadku poprosiliśmy o pomoc serwisanta, który bardzo sprawnie przeprowadził konfigurację centrali. Cloudya jest prosta i intuicyjna w odbsłudze i działa na wszystkich urządzeniach, z których korzystają pracownicy w firmie, bez znaczenia czy to jest komputer stacjonarny, laptop, telefon VoIP czy smartfon.

Wystarczy zalogować się na swoje konto Cloudya z poziomu przeglądarki lub do aplikacji i w zasadzie tyle ! Możemy pracować.

Telefon od środka wygląda jak widzicie bardzo prosto:

W podstawowej wersji Cloudya oferuje 150 funkcji. Ich obsługa jest dość prosta, a operator daje możliwość rozbudowy naszej infrastruktury o kolejne numery, które w zależności od miasta lub kraju mogą być nadane z dowolnym prefixem kierunkowym. Do wyboru są prefixy 15 krajów w Europie, w których działa Cloudya.

W jednym czasie możemy obsługiwać kilka numerów, określając zakres godzinowy, dniowy, a dodatkowo z możliwością przekierowania rozmów na inne numery wewnętrzne lub zewnętrzne, np. na telefony komórkowe, lub telefon innego operatora. Pod każdy numer możemy uruchomić funkcję faxu, który jest wysyłany w formie pliku pdf na adres e-mail.

Jak to w centralach bywa, można tu również ustawić zapowiedź firmową, a do tego mamy funkcję kolejek telefonicznych, gdzie ustawimy długość oczekiwania, lub do obsługi kolejek możemy podłączyć nowych pracowników, pracujących na nowych numerach wewnętrznych, c o pozwala skutecznie zarządzać ruchem połączeń przychodzących. Kolejną przydatną funkcją jest Interactive Voice Response (IVR): dzwoniący może poruszać się po menu wybierając numer zdefiniowanego działu, z którym chce się połączyć w danym momencie, np. zarząd – 1 , księgowość – 2 itd. Operator daje możliwość korzystania z funkcji maskowania numeru wychodzącego i przychodzącego CLIR oraz CLIP.

System można zintegrować z Microsoft Teams, dzięki czemu pracownicy mogą dzwonić z MS Teams jak przez telefon: z MS Teams na numery stacjonarne i komórkowe. To ogromne ułatwienie, ponieważ pracownik może korzystać z 1 numeru telefonu i 1 poczty głosowej, zamiast musieć zapamiętać, czy z daną osobą rozmawiał wcześniej przez telefon czy MS Teams. Cała historia połączeń jest w jednym narzędziu, dostępnym z różnych urządzeń. Cloudya oferuje aplikacje na urządzenia mobilne z systemami operacyjnymi iOS i Android oraz aplikacje desktopowe dla Windows i Mac, jest też dostępna z poziomu przeglądarki. W każdym wypadku interfejs jest spójny i prosty w obsłudze, więc równoległe korzystanie z systemu na różnych urządzeniach nie stanowi problemu.

Cloudya daje także możliwość rozmów konferencyjnych oraz video rozmów i udostępniania ekranu w czasie połączenia. W aplikacji telefonicznej standardowo mamy książkę telefoniczną, ulubione numery, historię połączeń, możliwość wyłączenia połączeń przychodzących. Wśród sprytnych funkcji znajduje się możliwość przełączenia łączności w wi-fi na GSM w trakcie rozmowy, bez jej przerywania.

Podsumowanie

Cloudya – najlepszy system telefoniczny w chmurze, jaki kiedykolwiek mieliśmy możliwość testować w redakcji. Jest bardzo łatwy w obsłudze od strony interfejsu. Platforma do zarządzania funkcjami użytkownika – firmy, oraz od strony pracownika, jest bardzo prosta, wszystko działa bez zarzutu i to w najwyższej jakości. Telefonia VoIP daje też możliwość redukcji kosztów w firmie, gdyż połączenia oparte są jak wspomniałem o infrastrukturę internetową. Koszt korzystania z Cloudya w firmie jest atrakcyjny w porównaniu z tradycyjną telefonią. Połączenia wewnątrz systemu są bezpłatne, a połączenia poza Cloudya można rozliczać w modelu flat rate (stawka 10 zł za połączenia na numery stacjonarne lub 25 zł za połączenia na numery stacjonarne i komórkowe w granicach kraju) lub minutowym (minuta połączenia na numer stacjonarny kosztuje 5 groszy, na numer komórkowy: 12 groszy, na krajowe numery specjalne typu 80X: 50 groszy, na międzynarodowe numery specjalne typu 00800 IFS: 15 groszy). Miesięczny abonament zależy od liczby używanych numerów wewnętrznych i wynosi około 29 zł.

Centrala jest na serwerze w chmurze, więc nie ma problemu z serwisem i obsługą. Wszystkie aktualizacje są uwzględnione w cenie, nie ma więc konieczności inwestowania w infrastrukturę i aktualizacje. T o ogromna zaleta takiej usługi, gdyż odpowiedzialność za funkcjonalność i działanie bierze na siebie NFON – zarejestrowany w Urzędzie Komunikacji Elektronicznej działający na polskim rynku operator, oraz jednocześnie dostawca usługi wirtualnego PBX. Cloudya daje również pełną swobodę pracy z każdego miejsca i z dowolnego urządzenia. Sami decydujemy, czy chcemy teraz odebrać połączenie na komputerze, smartfonie czy telefonie stacjonarnym. System ma wiele przydatnych funkcji, jak choćby pokazywanie, czy nasz współpracownik jest aktualnie dostępny i zalogowany do systemu – gdy przy jego nazwisku świeci się czerwona kropka, wiadomo, że jest zajęty i nie odbierze od nas w tej chwili telefonu. Biznesowe rozwiązania chmurowe, a w tym centrala Cloudya od NFON wpisują się w potrzeby nowoczesnych rozwiązań dla każdej instytucji. Wy także możecie to sprawdzić, korzystając z bezpłatnego, 30-dniowego testu.

Tomasz Cieślak